Hotelil — Otel & Pansiyon Yönetim Sistemi

Küçük ve orta ölçekli oteller yazılımı genelde parça parça kullanır: rezervasyonlar bir Excel’de, tahsilat defterde, kat hizmetleri telefonda, web sitesi başka bir firmada. Her parça ayrı ayrı çalıştığı için aynı bilgi birkaç yere giriliyor, biri atlanınca oda iki kez satılıyor.

Bu sistem, otelin günlük işinin tamamını tek panelde toplar. Bulutta çalışır: bilgisayara bir şey kurulmaz, sunucu kiralanmaz, lisans takibi yapılmaz. Tarayıcıdan kullanıcı adı ve şifreyle girilir.

Modüller

Rezervasyon takvimi

Tüm odaların doluluğu tek ekranda görünür. Rezervasyon sürüklenerek başka odaya taşınır, tarih uçları çekilerek uzatılır. Çakışmayı sistem engeller — aynı oda aynı tarihte iki kez satılamaz.

Tahsilat

Kapora, kalan bakiye ve ödeme geçmişi rezervasyonun altında durur. Geciken ödeme kendiliğinden uyarıya düşer; “kim ne kadar ödemişti” sorusu için deftere bakılmaz.

Ön büro

Giriş-çıkış işlemleri, misafir kayıtları, oda durumu. Resepsiyonun gün içinde ihtiyaç duyduğu her şey tek ekranda; vardiya değişiminde devredilen bilgi panelde kalır.

Kat hizmetleri

Çıkış yapan oda otomatik olarak “kirli” işaretlenir ve temizlik görevi açılır. Görev bitince oda yeniden satışa döner. Kat görevlisi kendi ekranında yalnız kendi işini görür.

Otelin web sitesi

Odalar, fiyatlar, fotoğraflar ve müsaitlik aynı panelden yönetilir; ayrı bir site programı öğrenmeye gerek kalmaz. Kendi alan adınız bağlanır, siteden gelen rezervasyon doğrudan takvime düşer.

Raporlar ve KBS

Doluluk, ciro ve gider raporları hazır gelir. KBS (Konaklayan Bildirim Sistemi) dosyası tarih aralığı seçilerek tek tıkla indirilir — yasal zorunluluk olduğu için her pakette bulunur, üst pakete saklanmaz.

Diğer modüller

Paketlere göre açılıp kapanan modüller: grup rezervasyonu, dönemsel fiyatlandırma, market/büfe satışı, ekstra hizmetler, giderler, hediye çeki, online ödeme, e-Fatura/e-Arşiv, API erişimi, Telegram bildirimleri, Analytics ve ek kod alanı, Meta pikseli, mail kayıtları yönetimi. Kullanmadığınız modül açılmaz; ona para ödemezsiniz.

Veri ve güvenlik

• Her otelin verisi ayrı veritabanında tutulur; başka bir otel sizinkine hiçbir koşulda erişemez.
• Günlük yedek alınır ve geri yükleme denenerek doğrulanır.
• Veriler istendiği an dışa aktarılabilir; ayrılmak isterseniz tamamı teslim edilir.
• Resepsiyon, kat hizmetleri ve muhasebe için ayrı kullanıcı açılır; herkes yalnız kendi işini görür.

Sık sorulanlar

Kurulum gerekiyor mu?

Hayır. Hesabı biz açıyoruz, tarayıcıdan giriyorsunuz. Bilgisayara hiçbir şey kurulmuyor, sunucu kiralanmıyor.

Ne kadar sürede kullanmaya başlarım?

Ortalama iki gün: ilk gün hesap kurulup odalar tanımlanır, ikinci gün mevcut rezervasyonlar aktarılıp ekibe eğitim verilir. Acelesi olanda aynı gün de başlanabiliyor.

Mevcut rezervasyonlarımı aktarabilir miyim?

Evet. Excel dosyanızı gönderin, ilk kurulumda biz aktaralım — ek ücret almıyoruz. Elle tutulan defter varsa onda da yardımcı oluyoruz.

İnternet kesilirse ne olur?

Panel bulutta çalıştığı için internet gerekir. Telefonun internetiyle de girilebilir; panel her ekran boyutuna uyar, resepsiyonda bilgisayar başında olmak şart değil.

Booking.com gibi kanallarla çalışıyor mu?

Kanal yönetimi (channel manager) henüz yok, yol haritasında. Şimdilik oradan gelen rezervasyonlar panele elle giriliyor. Bu sizin için kritikse önceden konuşalım.

Sözleşme süresi var mı?

Yıllık kullanılıyor, yenileme zorunluluğu yok. Devam edilmezse hesap kapanır ve veriler silinmez.